Step 1, 注册一个Gmail账户
去Google(https://accounts.google.com/signup/) 注册一个新账户,当然也可以用你现有的Google账户。
Step 2, 用Google Forms建立一个表单
Google Forms是Google的一个表单服务,对所有Google用户都是免费的(不管是不是订阅用户),地址是:https://docs.google.com/forms/ 进去后选择Start a new form。
我这里建了一个叫Sign in & out的表单。考虑到要记录到来的时间和离开的时间,表单的第一项是选择是Sign In 还是Sign Out。Google Forms支持大部分的表单选择,比如下拉菜单和单选多选按钮。
表单的第二项是记录下到访人的名字,这里简单起见只写了个Name,没有分开First Name和Family Name。最后一个就是Contact Number,让到访人写下自己的手机号。
这样一个表单就完成了。但是只有这个表单是不够的,我们还需要有个表格去把每张表格记录下来。
Step 3 建立记录表格
我们用Google Forms的Resonse加上Google Sheet(类似Excel的google服务)来完成它。首选选择Responses,然后点击后面绿色的小十字新建一个Reponses。
然后再弹出来的菜单里选择Create a new spreadsheet,单击Create即可。
然后我们会再一个新窗口里面看到下面这张表格,Google这里牛的地方就是它的每个Form提交的时候自己带着时间戳(Timestamp)这样你就可以清楚的看到是谁,在什么时间到访了。
Step 4 发布表单
这个时候我们返回到Google Forms,把刚刚创建的表单发布出去。点击Send,Google会让你选择是通过Email,URL,还是HTML嵌入,简单起见我们选择了URL链接。
然后从手机浏览器里打开这个链接,是这个样子。我们填写好相关信息,然后点击Summit,就完成了一次Sign In。
我们再次去看Google Sheets查看刚才那个表格,你会发现表格上面多了一条记录:里面有到访时间,姓名和联系方式。
Step 5 给表单建立二维码
如果简单点,这个到访人员登记簿就算是做完了。但是作为一个用户友好型的IT支持,要考虑到这个Google Form一长串的链接记下来或者输入都很麻烦。
那么我们需要一个更友好的方式,那就是常见的二维码访问,也就是QR Code。生成QR Code的工具非常多,我们这里用https://www.the-qrcode-generator.com/ 大家也可以用自己熟悉的工具,在Google里面搜QR Code Generator就好。这个生成器可以不注册用,当然用Gmail注册一个也没啥。
我们这个时候把刚刚生成的Form的URL链接给粘贴到这里,后面会生成一个二维码。这个二维码可以下载下来,用A4纸打出来贴到你需要签到的入口处。访客只要用自己手机的摄像头扫描一下这个二维码,就可以访问到上面那个签到的界面了。愿意试一下的看官,可以试着长按下面这个二维码的小图片,是一样的效果。
使用场景
最终的场景应该是这样的:到访人员来到后,拿出手机扫二维码,填写并提交信息。到访人员走的时候,再次扫二维码,提交签出信息。这样就完成来了一个完整的到访人员登记簿。
当然了,当然花钱买时间是更聪明的选择,比如某当地公司也推出了一个签到的服务,收费大概是这个样子的,看样子买的人还不少。
对于没有智能手机的怎么办?昨天去PaknSave,发现他们的排队系统用了个很简单的方法,我觉得我也可以用,不过这个等到下次再说吧。祝大家都平安健康!